Membuat Berita Itu Harus Cerdas

Nih, mau sharing lagi. Pokoknya kalau yang mau baca silahkan yang tidak mau tidak masalah.
Gini ceritanya, salah satu job deskripsi  yang ada di divisi kami  adalah membuat berita. Dari mana kita dapat berita? Jawabnya tentu saja dari event-event yang kita laksanakan atau dari kegiatan lainnya. Berita yang  dibuat tentu kita upload ke Website kita sendiri. Ini salah satu publikasi.

My Glasses that rarely do i use  it

Tapi sebenarnya publikasi itu secara garis besar saya bagi dua. Pertama, publikasi yang kita lakukan secara pasif dan kedua secara aktif.  Publikasi Pasif maksudnya, seperti yang kami lakukan, membuat berita dan menguploadnya ke website. Lalu, nanti diambil oleh media online lainnya. Tentunya media Online juga mengambil berita yang memang mempunyai nilai beritanya. Nah, darimana saya tahu ada media online lain yang mengambil berita kita dari website?
Tentu jawabannya adalah ketika googling dan memasukan kata kunci biasanya ketik judul berita yang kita buat nanti mesin google akan mencarinya sendiri dan menampilkan hasilnya. Googling ini kita lakukan ketika mau mencari bahan berita online untuk kliping.
Nah, itu tadi mengenai publikasi pasif.

Kedua, Publikasi Akif, artinya kita memberikan release kepada para jurnalis untuk dimuat, atau membuat advertorial dan membayarnya seperti itu kira-kira. Saya bilang ini aktif karena memang kita usahanya tidak hanya mengupload saya tapi juga ada usaha atau ada pengorbanan extra yang dikeluarkan.

Saya paling senang kalau sehabis upload berita di website itu lalu googling  untuk cari tahu apakah ada media online lain yang mengambil berita kita. Dan ketika ada senangnya, berarti sudah masuk standar mereka atau mereka yang mengejar target, itu tidak jadi masalah. Hal yang terpenting kita ada publikasi.

Terkait dengan pembuatan berita ini, baru-baru saja saya mengalami yang namanya deg-degan.. atau dengan kata lain saya pertama kali buat berita yang contennya dibilang baru. Hal ini tentu saja tidak bisa langsung begitu saja diterima masyarakat dan ini membuat saya berpikir lagi bahwa membuat Berita itu harus CERDAS. Sebelumnya sih kalau buat berita datar-datar saja.

Mengapa harus Cerdas?
Karena media lain yang tidak bisa kita control bisa melakukan pengeditan terhadap berita yang kita buat. Penggeditan judul, bagi saya itu tidak masalah. Pemotongan contennya juga tidak masalah, asalkan tidak merubah maksudnya.
Masalah timbul ketika ada media online yang memuat berita kita lalu ada beberapa conten yang diskip oleh mereka. Memang tidak merubah seluruh conten tapi ketika kita analisa kembali, ada yang kurang.
Hal ini terjadi pada berita yang saya buat.

Apa yang mereka Skip?
Ya, mereka skip pendapat dari pihak luar. Padahal pendapat inilah yang bisa dianalisis lebih dalam. Dan saya sengaja ketika membuat berita itu ingin menampilkan pemberitaan yang secara utuh. Apabila bagian itu tidak diskip,  maka kita bisa menyimpulkan bahwa apa yang sedang dilakukan oleh pemerintah itu tidak semata-mata ditelan bulat oleh pemerintah daerah. Mereka juga memberikan pendapatnya. Dan tentu saja hal ini dapat menghasilkan kesepakatan baru yang nantinya dapat mengembangkan kebijakan pemerintah lebih luas lagi. Bagian inilah yang mereka skip heheehehe..

Jadi, harus diakui bahwa membuat berita itu tidak gampang. Apa yang membuat itu tidak gampang?

1. Kita harus mencari judul yang menarik
2. kita harus mempunya perbendaharaan kata. Misalnya kata penghubung antar paragraf antar kalimat dll. 
3. Kalau sumber untuk berita itu direkam maka kita harus translet dulu dan ini biasanya yang memakan waktu. 
4. Harus dibaca kembali ketika sudah selesai untuk menghindari salah penulisan. 
5. dll.

Karena membuat berita itu tidak gampang dan pada kejadian yang menimpa saya (ada bagian yang terskip) maka kita harus bisa membuat berita secara  cerdas.

1. Dalam pemilihan judul berita kita harus mencerminkan isinya.
2. Isinya itu harus diperhatikan baik-baik. Hal ini dilakukan untuk menjaga apabila ada yang terskip atau dieedit kembali oleh media lain, hasilnya akan aman-aman saja bagi kita. 
3. Hindari conten berita yang masih belum clear. Dan supaya clear hal yang belum jelas harus ditanyakan terlebih dahulu kepada pembuat kebijakan secara langsung. Atau cari topik yang lain yang menarik.
4. Kalau bisa membuat berita itu yang fresh. 
5. Harus diingat dalam membuat berita itu  harus cover both side. Atau tidak menampilkan salah satu pihak saja. Tapi kalau bisa beberapa pihak harus bicara. 
6. dlll.  

Seperti itulah kira-kira teman-teman. Dan saya perhatikan, ada satu media online, saya tidak akan sebutkan di sini, yang setiap kali memuat berita yang kami buat, khusunya berita yang saya buat tidak pernah menskip conten berita, dia ambil apa adanya. Mungkin ada judul yang dia tambah.. Itu tidak masalah selama dalam batas kewajaran.

Dikarenakan media itu ada yang bebas maka kita harus cerdas dan untuk media yang katakanlah suatu persatuan wartawan misalnya di Kantor kita itu sangat penting peranannya. Karena apa yang saya lihat di kantor itu, mereka membantu dalam publikasi. Mereka memahami substansi. Dan mereka tentunya bisa memfilter apa yang seharusnya dipublikasi dan tidak.

Karena itulah, saya berterima kasih kepada semua pihak yang telah membantu publikasi kami. Biasanya kalau di kantor itu, Mas Ris yang sangat concern dengan release. Kalau Mas Ris sudah buat release biasanya banyak berita yang dimuat. Saya pun banyak diajarinya. Terima kasih, tetap bimbing saya :)

NB: Pengalaman itu menyempurnakan Hidup :)

KlipingDigital Dibaca oleh Benua Lain

Wow, it's amazing waktu saya lihat statistika KlipingDigital  ini. Ternyata dibaca oleh orang-orang dari berbagai belahan dunia. Coba lihat ini:

Lihatlah chart itu

Melihat pada chart itu berarti apa yang saya lakukan tidak sia-sia. Ternyata ada yang membacanya. Dari belahan benua lain lho, ada AS, Inggris, Australia dan tentunya dibaca sendiri oleh bangsa pribumi, Indonesia.  Kukira tidak akan ada yang menoleh. Ya, meskipun tidak dibaca secara utuh tapi setidaknya membuat orang aware bahwa ada KlipingDigital dan itu sudah bagus. Jadi tetap semangat ya dalam mempelopori kalau ku bilang ini salah satu dari bentuk e-Government  :D

Kliping Digital di Scribd.com

Yup, akhirnya ideku untuk mengoptimalkan kliping digital dengan menggunakan social media benar-benar terjadi. Hari ini aku pun membuat account baru di scribd.com.

Tampilan Kliping Digital

Nah, seperti itulah tampilannya dan hari ini saya benar-benar mengupload kliping-kliping itu. Ini khan lagi awal tahun, jadi kita masih bisa berbenah. Tampilan seperti itu juga yang saya harapkan di website resmi. Tapi ya karena berhubung websitenya sedang dalam proses pembenahan jadi saya upload di sini saja. Mengenai hal ini pimpinan sudah mengetahuinya dan semoga saja kiliping digital ini bermanfaat ya. Silahkan klik ini ...

Kliping Digital

Hm, ada sudah satu tahun ya tidak ngbelog lagi di sini. Akhirnya diputuskan saja untuk update lagi hehehehe... Tapi sebelumnya selamat tahun baru 2012 ya.. tidak terasa sudah berganti tahun. Apa rencana teman-teman di tahun baru ini?

Kumpulan Kliping Digital

Blog ini memang saya ciptakan untuk sharing sedikit tentang pekerjaan namun masih dalam batas-batas yang wajar.  Kali ini saya ingin bahas tentang kliping. Apakah teman-teman membuat kliping di kantor?

Tentu saja jawabannya akan bervariasi. Kalau saya sendiri karena di bagian Humas dan Protokol tentu saja membuat kliping. Bahan kliping ini diambil dari berita di surat kabar nasional maupun lokal kemudian ada juga dari berita online. Kliping yang kita buat digandakan sebanyak 8 buah lalu disebarkan untuk eselon 1, SAM, Staf Khusus dan Perencanaan. Tujuannya untuk mengetahui bagaimana informasi yang kita berikan di feedback atau di muat oleh media tentu juga untuk memonitoring sebagai salah satu bahan masukan dalam pengambilan keputusan. Anda percaya itu? tentu harus. Karena bisa jadi pernyataan seseorang bisa menjadi pemicu dikeluarkan suatu kebijakan yang baru.

Nah, karena saya  dan teman -teman yang lainnya juga mengkliping di setiap hari kerja jadi kita tahu apa yang sebenarnya harus dilakukan untuk lebih mengoptimalkan kliping itu.  Tidak hanya menggunting, menempel, searching dan menyebar. Untuk tahun 2012 ini tiba-tiba saja terlintas di benak saya ingin mengoptimalkan kliping ini jadi kliping digital. Maksudnya supaya bisa diakses oleh masyarakat luas. Jadinya, minggu pertama di tahun baru ini saya  buat group di yahoo.com semula namanya adalah informasiperumahan@yahoogroups.com tapi dipikir lagi itu terlalu luas jadinya diedit lagi dan sekarang lebih mengkerucut namanya menjadi klipingdigital@yahoogroups.com. Jadi, kalau teman-teman butuh kliping tentang perumahan silahkan bisa subscribe atau menjadi anggota di group ya ....  atau bisa akses ke sini File Kliping Digital .

Oh ya sekarang ini saya inginnya kliping ini disebarkan untuk semua pegawai buka hanya para pejabat eselon hehehehehe..

Sebenarnya kami sudah punya milis namanya milis perumahanrakyat@yahoogroups.com. Nah, mereka juga selalu mengirimkan message yang berisi berita dari kliping yang kami kirim  untuk selanjutnya dibroadcat kepada anggota millis atau mereka menambahkan dengan searching lagi yang terbaru. Memang ada beberapa perbedaan yang dilakukan milis dan konsep klipingdigital. Kalau Milis lebih langsung ya, jadi setiap kali ada pemberitahuan di message terlebih lagi kita pakai BB yang bisa push email kita bisa langsung membaca isi dari message tersebut itu memang efektif. Nah, kalau kliping digital itu lebih kepada klipingnya dalam bentuk yang sebenarnya. Maksudnya kliping digital ini akan berisi tentang  resume kliping, scan kliping berita koran, dan juga berita online. Untuk mengakses dari kliping digital ini memang harus lewat PC atau pun yang sejenisnya. Namun, percayalah biasanya kalau ada sesuatu yang perlu direspon sesegera mungkin, atasan pastinya meminta langsung kliping aslinya atau copyannya. Jadi, ya masih diperlukan kliping ini.

Apalagi sekarang ada tuntutan setiap orang mengetahui isu yang ada. Sepertinya memang kami harus membroadcast juga  minimal headline atau judul berita di BBM Group. Memang itulah salah satu keuntungan memakai BB. Bisa koneksi dengan anggota lebih cepat heheehe......terutama kalau orangnya  selalu standby.

Lalu, pertanyaannya adalah mengapa klipingdigital ini tidak diupload ke website resmi?
O tentu saja ingin saya seperti itu, tapinya fasilitasnya belum ada. Sekarang ini sedang dalam pembenahan. Tapi terkait hal ini saya sudah membicarakannya dengan kasubbag. Dia pun telah menyampaikan hal ini kepada admin atau yang mengelola website. Jadi, tanggapannya mereka merespon untuk menambahkan di bagian editor upload document dan salah satunya bisa dalam bentuk PDF. Tapi tentu saja tidak bisa secepat itu, masih dalam proses dan untuk sementara saya pakai di group yahoo dulu.

Oh ya, upload file melalui yahoogroups itu memang dibatasi atau ada limitnya samapai 100MB dan untuk file yang bisa diupload tidak lebih dari 5KB. Jadi, kalau sudah penuh nanti kita harus mendeletenya apabila ingin upload yang baru. Itu tidak jadi masalah. Tapi tadinya saya ingin file itu tetap ada. Sebagai alternatif lain, kita bisa memakai links untuk mengarahkan dimana file yang lainnya kita simpan di internet. Saya berpikir untuk pakai Scribd.com hehehehee....... tapi kita lihat saja nanti ya. Karena space di yahoogroups masih besar ...

Selain itu, mengkliping sebenarnya tidak mengefektifkan waktu karena bisa setengah hari. Sementara di Kementerian atau Badan lain ada yang menyerahkannya kepada pihak ke tiga dan  diperlukan anggaran besar.  Tapi kita enjoy saja dengan kliping ini, karena keuntungannya kita bisa baca koran dan menemukan informasi yang lain. Meskipun terkadang karena semakin banyaknya kliping sampai-sampai kita tidak ingat secara rinci apa isinya, karena diburu waktu itu. Kita jadinya cepat-cepat tidak fokus pada isinya yang penting kliping rapih :)

Bagaimana dengan teman-teman semua?
 

Tips Mengenali Wajah dan Nama Orang

Pekerjaan saya hari ini, pertama adalah membuat kliping dan kemudian mengumpulkan foto untuk rubrik galeri majalah yang akan diterbitkan oleh kantor saya.
Yang meminta foto adalah teman saya. Dia minta foto waktu puncak peringatan hapernas. Nah, saya pun setelah beres dengan urus-urusan kliping lalu menggarap tugas ini. Saya ambil 3 buah foto. Lalu saya beri caption. Nah dalam memberikan caption ini ternyata saya temukan kesulitan. Karena ini khan eventnya sudah lama, bulan September yang lalu. Saya lupa, siapa nama dan jabatan dari orang yang ada di foto-foto tersebut. Saya tanya teman yang tugas, sebagaian bisa mengenali mereka dan sebagian yang lain tidak.
Duh, bagaimana pun juga saya harus dapatkan nama orang serta jabatannya itu. Kebetulan orang yang saya yakini bisa mengenali orang -orang yang ada di foto itu sedang latihan upacara. Alhasil saya googeling. Satu kata kunci saya googling dengan menyebutkan sebuah nama penghargaan yang memang diberikan di event tersebut. Nah, ternyata memang ada tiga provinsi yang menang. Slah satu provinsi tersebut, Banda Aceh sedangkan dua pejabat dan provinsinya saya kenali. Karena memang saya habis dari provinsi tersebut (Jawa Timur).

Let's Googling

Nah, untuk Banda Aceh ini saya tinggal mencari siapakah orang yang menerima penghargaan yang ada di foto itu. Nah saya pun googling,saya buka website dari Prov. Yang bersangkutan mulai dari pejabat walikota, wakil walikota dan sekda. Ternyata wjahnya tidak matching dengan foto yang ada di tangan saya. Lalu saya pun membuka website pemrov. Wow. Sim salabim, ternyata saya menemukan kemiripan antara foto yang ada di tangan saya dengan foto Gubernur. Hah, lega saya, Dan ternyata, ketika saya mengkonfirmasi ke kolega yang memang bertugas di bidang Protokol, membenarkan. Hahaha. Ternyata. Internet itu sangat bermanfaat. Dan bisa kita gunakan untuk searching atau menemukan suatu fakta atau informasi. Dan hal itu pun saya lakukan ketika mencocokkan foto pejabat wanita dengan foto yang ada ditangan saya melalui website dimana dia bekerja. Selamat mencoba dan melaksanakan kerja ya.

Tugas Ke Surabaya 12-14 Desember 2010

Sebenarnya badan saya masih pegal-pegal yang teramat sangat. Tapi alhamdulilah separuh powernya sudah kembali berkat nasi goreng dan sambal khas Bu Ruddy Surabaya yang ku beli di salah satu pusat oleh-oleh di Surabaya.
Tapi sekarang saya tidak ada niatan bahas oleh-oleh Surabaya, melainkan hanya ingin membahas tentang tugas.
Acara sosialisasi yang dilangsungkan di Surabaya kemarin merupakan acara yang diundur, yang seharusnya digelar tanggal 6 Desember 2010, karena waktu itu big boss berhalangan hadir jadi acaranya diundur. Tapi acara yang kemarin pun tetap saja tidak bisa dihadiri big boss karena memang sedang ada acara alias bentrok lagi dengan schedule dewan yang terhormat.
Nah, saya pun sebagai petugas ke Surabaya mengalami hal yang serupa dengan yang pernah dialami teman-teman. Yaitu, "meralat" surat yang sudah terlanjur dikirim ke undangan.
Salah satunya ke wartawan. Karena waktu itu saya yang berkoordinasi dengan media. Sebuah fax saya kirim ke pimpinan redaksi Media cetak yang dengan Up. Salah satu jurnalisnya yang memang anggota dari perhimpunan wartawan di kantorku. Tiba-tiba saja setelah fax itu dikirim eh ada kabar acaranya diundur, alhasil saya buat lagi fax ralat dan menjelang kebernagkatan yang sudah Fix, saya telpon lagi pemred media cetak untuk memastikan bahwa bossnya jurnalis itu memberikan izin kepada si jurnalis yang saya undang untuk meliput acara ke Surabaya. Alhamdulilah ternyata izin pun dikantongi. Nah setelah saya mendapatkan konfirmasi dari pemred maka saya pun memproses ticketing untuk wartawan tersebut dan kami.

Tiket Keberangkatan Ke Surabaya

Di dalam mengurus masalah tiket pesawat ada yang missed. Saya lupa kalau waktu itu mbak D sudah bilang pada saya kalau tiket untuk saya dan kolega saya akan dipesan olehnya, tapi untuk wartawan menyusul. Nah, setelah saya berkoordinaSi dengan panitia dan juga menanyakan masalah transportnya saya pun berinisiatif untuk membooking 3 tiket pesawat dengan bantuan kolega saya. Karena waktu itu ibu B yang menanyakan jumlah keseluruhan untuk ticketing. Dan setelah tiket pesawat itu dibooking, diperolehlah berapa jumlah totalnya. Saya pun sms Ibu B. Dan ternyata uang untuk transport ini harus saya bawa ke kantor itu karena memang kantor kami terpisah. Duh mana saya tidak tahu lagi tempatnya. Mengapa harus saya yang ambil ke sana? Karena kolega saya yang satu lagi sedang tugas ke luar kota. Sebenarnya dia bisa saja mengambil keesokannya, tapi dia menyarankan saya sendirilah yang membawanya alasannya dia ribet kalau harus dia yang ngambil. Mengenai masalah ini saya lapor dulu ke atasan. Dan atasan pun menyuruh saya untuk mengikuti saran dari kolega saya.

Atasan pun mempetakan alamat kantor itu dari kantor saya. Dia katakan "pokoknya dari alazhar itu lurus saja" hahaha... Tetap ya saya masih bingung dengan penjelasannya wong saya belum pernah kesana. Tapi boss bilang belajar supaya saya tahu. Saya katakan saja pada boss iya, oh, hm. Haha, pikirku dlam hati, nanti sjalah tanya lagi yang jelasnya atau naik bajaj saja biar supirnya yang mikir untuk mendapatkan alamat itu hahaha. Tapi saya waktu itu teringat bahwa posisi Bu B yang akan memberikan uang transport ada di Bank. Nah saya telpon dia. TernyatA Bu B lagi di bank depan kantor kami. Saya datangi dia dan tunggu dia transaksi dulu. Akhirnya kami bersama-sama menuju kantornya yang ada di Jl. P ..kami ke sana naik bajaj. Ternyata eh ternyata jaraknya dari kantor kami bisa dikatakan dekat tidak jauh pun tidak. Kebayang kalau harus jalan kaki pasti sudah bercucuran keringat dan kaki bengkak wwkwkwkwkwk

Nah setelah uang trasnport dikasih ke saya, saya pun tersadar kalau tadi perginya buru-buru dan saya tidak bawa dompet hanya bawa HP saja. Sebenarnya ingatnya sudah dari Bank. Saya bingung gimana caranya pulang. Lalu terpikir oleh saya untuk pulang naik bajaj, nanti supirnya suruh tunggu saya ambil uang dulu atau pilihan kedua ambil saja uangnya dari bagian lunsump ku. Tapi ternyata Tuhan selalu sayang pada saya. Waktu mau pulang itu saya ketemu Mas Yud. Akhirnya saya pulang bareng dia. Duh Gusti Allah terima kasih, Engkau selalu ada tiap kali aku dalam keadaan terdesak.

Baiklah, ceritanya saya pun sampai di halaman parkir kantor. Tiba-tiba Bu B telpon saya dan bilang ada orang tiket atas nama saya dan kolega saya tapi untuk wartawan tidak ada. Heran saya kenapa bisa terjadi seperti itu! Saya pun telpon balik Bu B. Tapi sebelumnya saya konfirmasi tiket dulu ke Mr L yang membooking tiket untuk kami. Dia sudah mau pulang, beruntung masih di tangga. Jadi saya bisa menyetopnya. Saya lanjut tanya kejelasan ke Bu B mengenai tiket itu. Ibu B katakan pada saya bahwa tiket itu sudah dipesan atas nama Bu D. My gosh! Mata hati saya jadi terbuka lebar. Bahwa memang hari sebelumnya Mbak D mendata petugas Humas yang akan pergi untuk diurusin tiketnya. Tapi saya tidak tahu kalau dia benar- benar sudah membooking tiketnya. Dan ketika saya minta konfirmasi ke mbak D, dia balik tanya"siapa yang suruh memesan tiket lagi? Khan sudah saya bilang bla bla bla" saya pun minta maaf sama dia. Karena saya lupa dan tidak berkoordinasi lagi dan kolega saya Mr A pun tidak mengingatkan saya. Untungnya, Mr L baru membooking belum mensuit. Jadi yang kami berdua tiketnya dibayalkan dan yang jadi hanya satu itu untuk wartawan. Kebayang deh kalau tadi diOK tiketnya kena charge tuh! Itulah permasalahan mengenai tiket. Tapi semuanya bisa diatasi dengan baik.


Jadi intinya kalau mau membooking tiket itu harus jelas siapa yang memerintahnya dan pastikan dulu sudah ada yang membooking atau belum.

Nah, sekarang kita lanjut ke tugas pada hari H di Surabaya.
Sebelumnya ingin saya katakan bahwa ini merupakan tugas pertama saya dengan membawa wartawan dari pusat ke daerah. Memang acaranya membutuhkan publikasi. Karena ini mengenai kebijakan baru pemerintah pusat. Tadinya kami akan membawa dua orang wartawan dari pusat. Tapi panitia hanya memiliki alokasi untuk satu orang wartawan. Karena panitia juga akan mengundang wartawan lokal dari pemrov Surabaya sebanyak 8 orang.


Berhubung tugas saya berkoordinasi dengan media maka sebelum berangkat pun saya tetap berkoordinasi soal media yang akan diundang untuk konferensi pers. Nah saya hubungi bu D, dia memberikan contact person Mr S, dari Mr S, saya dsioper ke Bu B, dari Bu B, saya dioper ke Pak A. Alesannya pak A lah yang mengurusi tentang media. Akhirnya saya berkoordinasi dengannya. Saya minta bantuannya untuk mengundang 8 orang wartawan lokal. Bebas darimana sja asalkan bukan asal-asalan. Saya pun minta nama-nama wartawan yang diundang dan koordinatornya. Karena akan ada kompensasi untuk mereka.


Yah, intinya konferensi pers pada hari H berjalan lancar dan dilangsungkan di ruang transit atau VIP room.
Nah, wartawan yang datang bersama kami dari pusat harus benar-benar diperhatikan. Amanat dari boss ku seperti itu. Boss saya menyarankan ketika si jurnalis itu mau pulang ke bandara hendaklah kami antarkan. Tapi kami tidak mengantarnya karena waktu itu ada salah seorang dari moderator kantor yang akan pulang jadi saya titip ke panitia. Habisnya kolega saya tidak bisa mengantarnya alesannya dia "disuruh" standby sama panitia. Malah ketika saya bilang kepada panitia tentang wartawan itu ada yang mengatakan "untuk apa diantar, kita harus lihat siapa bla bla bla" saya bilang ke ke orang itu bahwa itu amanat dari boss saya. Rupa-rupanya orang itu tidak tahu arti penting jurnalis. Dia pun bagian dari kita. Dialah yang membantu publikasi. Sebenarnya yang terpenting adalah kita sudah memfasilitasi wartawan tersebut.


Alhamdulilah seluruh rangkaian acara di Surabaya berjalan baik. Dan dapat dikatakan yang paling sukses diantara sosialiAsi ke dua provinsi sebelumnya. Dikatakan paling sukses karena pesertanya banyak memenuhi ruangan. Panitia mengira setelah diundur ini, pesertanya akan berkurang karena kecewa atas pengunduran yang terjadi. Tapi rupa- rupanya sebaliknya.

Begitulah behind the schene. Sukses tidaknya sebuah acara memang tergantung koordinasi yang baik khususnya sebelum dan selama pelaksanaan.
Oh ya satu lagi, untuk acara sosialisasi ini petugasnya dibantu dari pemrov. Seperti MC, Dirigen, pembaca doa, penerima tamu dsb. Ini bisa dijadikan pilihan. Hehehehe

NB: satu catatan dari kolega saya yang mengatakan bahwa pejabat itu tidak bisa dinggal begitu saja. Bagaimana kalau nanti ada wartawan yang mengikuti lantas minta uang.

Catatan Dinas Ke Medan

Wah sudah lama tidak sharing tentang pekerjaan di sini. Beruntunglah tidak lupa saya akan email dan juga passwordnya.
Baiklah, kita mulai saja sharing. Ini tentang seputar koordinasi ketika kita ada dinas di daerah. Nah catatan koordinasi dinas kemarin yang kurang adalah tentang akomodasi dan juga pembuatan backdrop. Yup, sebenarnya teman saya yang berkoordinasi dengan panitia di Medan sudah jelas meminta panitia menyiapkan penginapan baik untuk Big Boss atau kami sebagai petugas Humas & Protokol. Kami kira mereka telah mengerti dan membooking penginapan untuk kami. Yang terpenting adalah penginapan atau kamar untuk big boss. Kalaupun kami nantinya tidak dipesankan kamar, itu tidak menjadi persoalan yang besar, kami bisa mencari alternatif lain. Tapi semuanya akan terasa lebih bagus kalau kami dibookingkan tempat yang sama dengan big boss supaya memudahkan koordinasi. Apa yang terjadi pada kami kemarin adalah panitia "lupa" membookingkan tempat penginapan.
Jadi, nanti sebelum dinas ke luar kota pastikan 100 % panitia di daerah telah menyiapkan penginapan untuk big boss dan kita. Tentang bayaran bisa dibicarakan nanti. Ada yang memang ditanggung panitia atau di rembes ke kantor atau kalau untuk kami dibayar kami sendiri. Tentu saja dengan biaya perjalanan dinas dari kantor yang diberikan kepada kami.
Nah kemudian masalah Backdrop. Ini yang luput dari perhatian kami. Seharusnya kami jeli mengenai persiapan panitia di daerah. Termasuk menanyakan rancangan backdrop yang akan dibuat. Dikarenakan di Backdrop itu akan ditulisi salah satunya dengan nama Big Boss. Seharusnya kami meminta rancangan backdrop untuk kami periksa dan laporkan kepada another boss. Nah apa yang terjadi pada kami kemarin adalah panitia salah menuliskan nama big boss di backdrop. Seharusnya tertulis huruf O tapi mereka menulis huruf A. Dan waktu itu posisi backdropnya sudah dipasang dan acara akan mulai beberapa jam lagi. Apa yang terlintas di benak kami waktu itu adalah menyiasatinya dengan menggunakan pilok. Ya huruf A dibulatkan jadi O. Tapi pada akhirnya panitia memutuskan untuk memprint ulang hanya nama big boss lalu nanti diambil huruf O nya dan ditempel. Sebenarnya kami sudah mengingatkan panitia beberapa kali. Tapi sampai acara dimulai panitia tidak melakukan pembenaran.
Jadi yang harus kami lakukan next time adalah meminta kepada panitia lay out atau rancangan backdrop terlebih dahulu untuk diperiksa ejaan ataupun kata-katanya. Kemudian kalau ada kesalahan penulisan nama kita harus terus Mengejar atau mengingatkan panitia sampai mereka merubahnya. Karena kalau tidak dirubah hasilnya akan menjadi masalah besar terutama ketika pengambilan foto. Karena foto penting untuk dilampirkan di berita. Jadi apa yang ditangkap kamerapun harus benar. Dan kalaupun tidak bisa dibenarkan penulisannya, kita harus mengingatkan MC untuk tidak salah menyebut nama big boss. Dan kiranya penting untuk menginformasikan kembali nama big boss yang benar ke panitia yang ada di daerah.
Demikianlah catatan kecil saya. Semoga akan menjadi lebih baik ke depannya. Amien :p