Wah sudah lama tidak sharing tentang pekerjaan di sini. Beruntunglah tidak lupa saya akan email dan juga passwordnya.
Baiklah, kita mulai saja sharing. Ini tentang seputar koordinasi ketika kita ada dinas di daerah. Nah catatan koordinasi dinas kemarin yang kurang adalah tentang akomodasi dan juga pembuatan backdrop. Yup, sebenarnya teman saya yang berkoordinasi dengan panitia di Medan sudah jelas meminta panitia menyiapkan penginapan baik untuk Big Boss atau kami sebagai petugas Humas & Protokol. Kami kira mereka telah mengerti dan membooking penginapan untuk kami. Yang terpenting adalah penginapan atau kamar untuk big boss. Kalaupun kami nantinya tidak dipesankan kamar, itu tidak menjadi persoalan yang besar, kami bisa mencari alternatif lain. Tapi semuanya akan terasa lebih bagus kalau kami dibookingkan tempat yang sama dengan big boss supaya memudahkan koordinasi. Apa yang terjadi pada kami kemarin adalah panitia "lupa" membookingkan tempat penginapan.
Jadi, nanti sebelum dinas ke luar kota pastikan 100 % panitia di daerah telah menyiapkan penginapan untuk big boss dan kita. Tentang bayaran bisa dibicarakan nanti. Ada yang memang ditanggung panitia atau di rembes ke kantor atau kalau untuk kami dibayar kami sendiri. Tentu saja dengan biaya perjalanan dinas dari kantor yang diberikan kepada kami.
Nah kemudian masalah Backdrop. Ini yang luput dari perhatian kami. Seharusnya kami jeli mengenai persiapan panitia di daerah. Termasuk menanyakan rancangan backdrop yang akan dibuat. Dikarenakan di Backdrop itu akan ditulisi salah satunya dengan nama Big Boss. Seharusnya kami meminta rancangan backdrop untuk kami periksa dan laporkan kepada another boss. Nah apa yang terjadi pada kami kemarin adalah panitia salah menuliskan nama big boss di backdrop. Seharusnya tertulis huruf O tapi mereka menulis huruf A. Dan waktu itu posisi backdropnya sudah dipasang dan acara akan mulai beberapa jam lagi. Apa yang terlintas di benak kami waktu itu adalah menyiasatinya dengan menggunakan pilok. Ya huruf A dibulatkan jadi O. Tapi pada akhirnya panitia memutuskan untuk memprint ulang hanya nama big boss lalu nanti diambil huruf O nya dan ditempel. Sebenarnya kami sudah mengingatkan panitia beberapa kali. Tapi sampai acara dimulai panitia tidak melakukan pembenaran.
Jadi yang harus kami lakukan next time adalah meminta kepada panitia lay out atau rancangan backdrop terlebih dahulu untuk diperiksa ejaan ataupun kata-katanya. Kemudian kalau ada kesalahan penulisan nama kita harus terus Mengejar atau mengingatkan panitia sampai mereka merubahnya. Karena kalau tidak dirubah hasilnya akan menjadi masalah besar terutama ketika pengambilan foto. Karena foto penting untuk dilampirkan di berita. Jadi apa yang ditangkap kamerapun harus benar. Dan kalaupun tidak bisa dibenarkan penulisannya, kita harus mengingatkan MC untuk tidak salah menyebut nama big boss. Dan kiranya penting untuk menginformasikan kembali nama big boss yang benar ke panitia yang ada di daerah.
Demikianlah catatan kecil saya. Semoga akan menjadi lebih baik ke depannya. Amien :p
